VIDEOCONFERENCIA

PROTOCOLO PARA DESARROLLAR UNA VIDEO CONFERENCIA

La video conferencia corresponde a una comunicación simultánea bidireccional de audio y video, que permite mantener reuniones con grupos situados en lugares alejados entre sí.

¿Dónde se ve la programación de las videoconferencias?

El SENA tiene una dirección donde se puede acceder al calendario de videoconferencias, con el fin de estar enterado de estos eventos, las sedes que participarán y los días y las horas. Inicialmente la dirección es:
http//190.69.1.14/


¿Cómo se solicita?

Se ingresa por esta dirección inicialmente http//190.69.1.14/. Allí se encuentra un formato con cuatro niveles de preguntas:

1. Información general, Tipo de asunto, conferencista, descripción general y documentos e imágenes que se presentarán.

2. Horarios, donde hay opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias.

3. Indicar si la conferencia será pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si es abierta o cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene la opción de solicitar la grabación de la videoconferencia.

4. Escoger a quiénes quiere invitar, agregando salas o grupos especiales internos o externos.

¿Cómo se participa?

Desde los diferentes lugares donde estén las salas de videoconferencias; en Bogotá existen dos sedes: donde se encuentren salas normales de conferencias y de manera personal por medio de su computador en la casa. Si está participando desde el SENA, podrá hacerlo activamente con sugerencias o comentarios. Si participa desde su hogar, sólo podrá ser un participante pasivo. Van a dar códigos especiales a las personas para que puedan acceder a estas conferencias.


¿Cómo se ve desde un computador?

Se ve bien, pero la participación es forma pasiva. Es necesario tener la dirección IP y los códigos de autorización (usuario y contraseña).

 En un documento de Word comente la aplicación que usted haría en relación con la videoconferencia en su puesto de trabajo y cómo la aplicaría en su entorno familiar y social.

Que se debe coordinar

ESPACIO FÍSICO: Inicialmente se debe coordinar el préstamo del aula destinada a la video conferencia con el homólogo de sistemas del centro, se prepara la presentación, se publica y se archiva.

El número de participantes, así como los equipos que han sido comprados, tiene un papel básico a la hora de determinar el espacio físico que va a utilizarse.

Si se trata de grupos de entre 6, 10 ó 15 personas, con equipos del tipo roll about, una sala de juntas con su mobiliario y su decoración habitual, pueden brindar buenas condiciones para llevar a cabo la videoconferencia.

Para grupos de 20 a 30 personas es preciso adecuar espacios especiales o diseñarlos con características específicas. Generalmente, los salones dedicados a videoconferencias tienen mesas fijas para la comodidad de los participantes y soportar los micrófonos, cuyo cableado se integra al diseño del mobiliario y del piso del salón.

LA ILUMINACIÓN: Las salas desde donde se van a emitir videoconferencias deben ofrecer una iluminación con la debida inclinación y, sobre todo, con una temperatura del color adecuada, para evitar las sombras en la cara del conferencista o de los participantes.

Es necesario analizar qué tipo de luz se utilizará, teniendo en cuenta que los bombillos incandescentes producen mucho calor, gastan más energía suelen fundirse fácilmente; además, los bombillos fluorescentes producen calor y generalmente son más baratos, pero son los que menos sirven en el ámbito de la fotografía y la televisión porque no producen suficiente luz, suelen titilar, lo cual afecta la imagen que recoge la cámara y la temperatura del color. Ahora, la emisión de luz, roja, verde y azul no es suficiente para que la imagen sea de calidad y los bombillos halógenos (fluorescentes, que contienen unos productos químicos especiales dentro del gas) tienen los mismos defectos que los bombillos incandescentes (calor y alto consumo).

ACÚSTICA: Una sala de reunión ofrece una acústica de buena calidad porque hay diferentes materias (madrea, cortinas, tapete, cuadros en la pared, entre otras) que absorben la reverberación del sonido que se produce cuando sólo hay paredes de cemento y ventanales de vidrio. Conviene evitar que se produzca reverberación del sonido, instalando diferentes elementos en la sala de videoconferencia: cortinas, persianas, tapete, un cielo raso o franjas de cielo raso que escondan los bombillos para producir una luz indirecta. Por último, evitar los ruidos externos.


PRESENTACIÓN:
Colocarse frente a una cámara de televisión tiene algunas exigencias que conviene tener en cuenta, para que las imágenes transmitidas sean vistas con naturalidad en una pantalla de televisión al otro lado; para esto se deben tener presentes algunas reglas:

Selección del vestuario:
Los colores blanco, negro y azul oscuro se deben evitar para la presentación, pues no registraría bien frente a la cámara. Las telas con muchas rayas, con cuadrados, o con dibujos complejos tampoco son aconsejables; además, se deben evitar las telas que producen ruido cuando la persona camina, los vestidos con mangas demasiado amplias, los bolsillos con llaves o monedas y los tacones que hacen ruido al caminar.

Maquillaje, joyas y gafas:
El maquillaje entra en juego por efecto de la luz, y puede ofrecer un resultado de televisión muy diferente al que da un espejo; algunos consejos son: evitar las sombras demasiado oscuras (pueden dar la impresión de mapache); un labial oscuro se ve aún más oscuro; y se debe evitar un rubor que oscurezca las mejillas.

De igual forma, demasiadas joyas, como pulseras o collares, pueden reflejar la luz y producir ruidos al mover el brazo. En cuanto a los aretes, cuando son más grandes que sus ojos, interfieren con el contacto visual del público, a través de la cámara. En lo posible evite gafas oscuras, so pena de parecer como un mapache.

El pelo
Las damas deben evitar que el cabello tape los ojos o se venga hacia delante, para no estar siempre devolviéndolo hacia atrás con la mano. Los caballeros deben procurar mandarse cortar el cabello una semana antes de la conferencia para una mejor presentación.

La postura
Si se encuentra sentado, debe evitar balancearse sobre la silla, inclinarse de derecha a izquierda o correr la silla. Si el conferencista lee sistemáticamente sus apuntes, los televidentes sólo verán la parte superior de su cráneo. Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.

PROTOCOLO GENERAL DE SOLICITUD DE VIDEO CONFERENCIA

1. Anunciar las videoconferencias por correo electrónico con el tema.
2. Con que sede del país se va a realizar.
3. Con quien se va a compartir. (Mosquera cuenta con un equipo básico, por lo tanto se puede establecer una conexión punto a punto. si se quiere hacer a nivel nacional, se Debe realizar una escalamiento con dirección general.)
4. Programar el día, la hora, la intensidad horaria de la video conferencia, grupo alumnos, funcionarios, personal a quien va dirigido.
5. Publicar fecha y hora y tema de la conferencia.


En el Centro de Biotecnología Agropecuaria de Mosquera, los elementos con los que se cuenta para realizar una una VIDEO CONFERENCIA corresponden a:

• 2 televisores o computadores de plasma
• Una cámara
• Una caja de datos
• Una consola de enlace
• Una consola de transmisión de datos se conoce como (Data solution box) transmitimos y enviamos datos
• Control remoto
• Micrófono sensible (este esta configurado para alta definición y sensibilidad)

En el enlace se puede comunicar con otras sedes o con dirección general lo que hace el equipo es hacer una llamada telefónica, en este me da permiso.

APLICACIÓN EN MI PUESTO DE TRABAJO:
El uso de esta ayuda tecnológica es funcional par llevarle a mis estudiantes información puntual de personas expertas o de sí mismo, cuando se tenga dificultad de desplazamiento, igualmente cuando se requiera información oportuna y no podamos desplazarnos al lugar donde se encuentran los conferencistas. Igualmente se ha usado como una estrategia de comunicación con los directivos y asesores (en todos los campos) de la entidad para enviarnos e indicarnos procesos relacionados con mi actividad docente.